İstanbul Ticaret Odası Web Sitesi ve İş Portalleri Unigate Altyapısı ile Yenilendi

Kurum Adı: İstanbul Ticaret Odası

Sektör: Kamu Yararı Taşıyan Sivil Toplum Kuruluşu

Genel Merkez Konumu: İstanbul, Türkiye

GENEL BAKIŞ

İstanbul Ticaret Odası (İTO), 620 bine yakın üyesiyle bugün Türkiye'nin ve dünyanın en büyük ve köklü ticaret odaları arasında bulunuyor. İstanbul Ticaret Odası farklı platformlarda sunduğu farklı hizmetlerle tüm üyelerine daha güçlü ve daha interaktif bir erişim sunmayı hedefliyor. Bu hedef doğrultusunda hayata geçirilen Dijital Dönüşüm Projesi kapsamında İTO ve Medyasoft iş birliği ile İçerik Yönetimi Sistemlerine yönelik uygulamalar gerçekleştirildi.

Kurumun içeriklerini daha hızlı, daha güvenli ve 7/24 kesintisiz erişimle İTO üyelerine sunmak hedefiyle gerçekleşen proje sonunda İstanbul Ticaret Odası’nın web sistemlerinde UNIGATE altyapısıyla İTO Kurumsal İnternet Sitesi, İTO Bilgi Bankası, İTO Online Hizmetler ve İTO Meclis Üyeleri Yönetimi Portalı; iOS ve Android mobil sistemlerde ise İTO Kurumsal Web Sitesi ve İTO Online Hizmetler uygulamaya alındı.

Bu kapsamlı proje ile kurum genelinde sunulan içerik hizmetlerinin üretimi temelden değiştiği için Bilgisayar Teknolojileri (BT) departmanı dışındaki departmanlarda çalışan ve kapsamlı bir BT bilgisi olmayan çalışanlar da sürece dahil olabildi ve içerik hizmetlerini UNIGATE ile kolayca yönetebilir hale geldi.

ÇÖZÜM ÖZELLİKLERİ

• Middleware yapısı: Uygulama, birden fazla sistemin entegre yapıda çalışacağı ve yeni bir sistemin hızlıca entegre edilebileceği projeye özgü middleware yapısıyla oluşturuldu. Böylece performans sorunları azaltıldı ve servis güvenliği artırıldı.

• Hata tespiti: Birden fazla kullanıcı tarafından kullanılan sistemlerde kullanıcıların hatalarının ve etkilerinin tespiti, projenin güvenilirliğini, kullanılabilirliğini ve devamlılığını artıracağı için log dosyalarıyla sorun tespiti sağlandı, tespit edilen sorunlara yönelik hızlı ve doğru çözümler uygulandı.

• Bakım kolaylığı ve esneklik: Her bir katmanın diğerlerinden bağımsız olduğu katmanlı mimari yapısı, güncellemeler veya değişikliklerin, uygulamayı bir bütün olarak etkilemeden gerçekleştirilmesini sağladı. Ayrıca her katmanın bağımsız olarak yönetilebilir ve ölçeklendirilebilir olması esnekliği artırdı.

• Elektronik belge ihtiyacının 7/24 karşılanması: Medyasoft, bu proje kapsamında sektördeki yüksek maliyetli uygulamalar yerine kendi otomatik belge imzalama uygulamasını oluşturdu. Bu yazılım, TurkTrust firmasının e-imza kütüphaneleri kullanılarak geliştirildi. Bunun sonucunda Loadbalancer (yük dengeleyici) ile eşit ortamda dağıtım yapan ve 4 token ile çalışan imzalama sistemi kullanıma alındı.

• Esnek ödeme yapısı: Tüm bankalarla kolay entegrasyon yapılabilecek bir yapı oluşturuldu.

İHTİYAÇLAR VE ZORLUKLAR

Teknolojinin gelişimi, değişen iş modelleri ve farklılaşan ihtiyaçlar sonucunda, kurumlarda yeni portaller geliştirmeye yönelik stratejiler kaçınılmaz bir gereklilik halini alıyor. Bu gereklilikten hareketle İstanbul Ticaret Odası’nda da yeni intranet ve web teknolojilerinden yararlanarak portallerin yenilenmesine, altyapı ve sistemlerin modernize edilmesine ihtiyaç duyuldu.

Bu ihtiyacı oluşturan nedenlerden bazıları şöyle sıralanıyor:

• 620 bine yakın İTO üyesi için internet ortamında geniş ve etkileşimli bir iletişim sağlanamaması
• Mobil cihazlarda kullanım ihtiyacını karşılamada tasarım ve teknolojinin yetersiz kalması
• Kurum içinde üretilen içeriklerin veya hizmetlerin, web sitesi üzerinde doğru başlıkta konumlandırılamaması, kullanıcı ara yüzü ve kullanıcı deneyimine yönelik yetersizlikler nedeniyle son kullanıcının içerik ve bilgiye erişimde zorluklar yaşaması
• Üyelik aidatları için online ödeme altyapısının yetersiz olması
• E-İmzalı faaliyet belgesine yönelik yüklü talebe cevap verilememesi
• 261 meclis üyesi, 341 meslek komite üyesi, 61 kamu kurumları üyesine ait bilgilerin ayrı veri tabanlarından yönetilmesi
• 600 çalışanı olan İTO’da çalışanların üçte ikisinin kurumsal web sitesinde hem teknoloji hem de arayüz değişimi için üst yönetime talepte bulunması
• 261 meclis üyesinin katılımıyla sağlanan aylık meclis toplantılarında gündem dokümanlarının posta yoluyla organize edilmesinin yol açtığı iş yükü ve zaman kaybı

Bunların yanı sıra farklı iş süreçlerinin de daha hızlı ve verimli bir şekilde yönetilmesine ihtiyaç duyuluyordu. Örneğin, İTO iş birimleri kurumsal site içerikleri için BT ekibine haftanın her günü, belirsiz saatlerde talepte bulunabiliyor veya bazı durumlarda içeriklerin acil olarak sitede yer alması istenebiliyordu. Bu tür içerik talepleri, BT çalışanları için ciddi bir iş yükü oluşturuyordu. Aynı şekilde yeni sayfa geliştirme talepleri de BT çalışanlarının iş akışlarını kesintiye uğratıp planlama süreçlerini zorlaştırabiliyordu. Bu tür talepleri yerine getirmek ve yeni teknolojilerin gerektirdiği geliştirmeleri yapmak için yeterli sayıda teknik uzman olmaması da BT ekipleri için daha fazla zaman baskısı ve iş yükü anlamına geliyordu.

YAKLAŞIM

Bu tür projelerde ihtiyaçların ve zorlukların belirlenerek çözüme kavuşturulması için öncelikle doğru teknolojinin tespit edilmesi ve buna uygun altyapının oluşturulması önem taşıyor. Türkiye’de ve birçok ülkede 100’den fazla kurumda kullanılan UNIGATE, bu altyapı ve teknoloji ihtiyacını karşılamaya yönelik bir çözüm sunuyor.

Medyasoft tarafından uygulanan projede doğru kullanıcı ara yüzü ve doğru kullanıcı deneyimi için stratejiler oluşturularak bilgiye hızlı ve kolay erişim sağlanması amaçlandı. Bu amaçla mevcut durum ve gereklilikler analiz edildi. Özellikle, online işlemler ile bu işlemleri yapan son kullanıcıların geri dönüşleri için Online İşlemler portaline yönelik gereklilikler belirlendi. Bu gerekliliklere göre analiz çalışmaları yapıldı ve bu çalışmalar hem kullanıcı ara yüzü hem de kullanıcı deneyimi stratejileriyle güçlendirildi. Proje ile İTO kurumsal web sitesi yalın ve işlevsel özelliklere kavuştu.

İŞ BAĞLAMI

1882 yılında kurulan İstanbul Ticaret Odası, Türkiye’nin ve dünyanın sayılı ticaret odalarından biri olarak faaliyet gösteriyor. Bu denli büyük bir kuruluşun, son kullanıcı beklentilerine zahmetsiz dijital deneyimlerle yanıt vermesi oldukça önem taşıyor.

Öte yandan, kurumun eski sistemleri ve çalışma yöntemleri, dijital dönüşümün önünde büyük bir engel oluşturabiliyordu. İstanbul Ticaret Odası, iş birimlerinden gelen talepleri BT bünyesinde merkezi olarak karşılamak yerine, isteklerin bizzat üreticiler tarafından karşılanmasını sağlayacak bir mimari oluşturmayı hedefledi. İstanbul Ticaret Odası, bu kapsamda dijital dönüşüm çabaları için 4 stratejik dijital iş hedefi belirledi:

• Her dijital platform için geçerli, yeni oluşacak teknolojilere uyum sağlayabilen teknolojik altyapı
• Güçlü bir kullanıcı deneyimi ve kullanıcı ara yüzüne sahip, içerik hiyerarşisinin doğru kurgulandığı, içeriklere erişimin hızlı ve kolay sağlandığı web portalleri
• Site ziyaretçileri ve 620 bine yakın üyesi ile interaktif iletişim sağlayacak bir kurgu
• Tüm portallerin tek bir merkezi CMS (İçerik Yönetimi Sistemi) ile ve kullanıcıların yine aynı CMS üzerinden “single sign on” (SSO) yapısıyla tek bir yerden yönetimi

ÇÖZÜM DETAYLARI

Projede uygulanan çözüm mimarisine ait detaylı bilgiler aşağıdaki alt başlıklarda açıklanıyor.

Çözüm Mimarisi

Sunum ve Servis Katmanı

Online işlemler, kurumsal portal, meclis portalı, talep karşılama için yönetici (admin) paneli ve mobil uygulama olmak üzere beş farklı yapı kurgulandı. SSO yapısı oluşturularak kurgulanan bu yapıda ortak kullanılacak servisler, middleware yapısı oluşturularak sağlandı. Middleware yapısı ile ortak servisler tek bir yerden yönetilerek birden fazla uygulamada kullanılacak şekilde yapılandırıldı. Ayrıca dış servislerle entegre edilebilecek yapıda bir uygulama geliştirildi.

Portal uygulaması, Client (istemci) katmanı ve SPA mimarisinde; mobil uygulama ise iki ayrı native uygulama olarak geliştirildi ve N-Tier mimarisinde oluşturulan middleware yapısı ile entegre çalışır hale getirildi.

Db2 entegrasyonu yapılarak portal ve kurumsal uygulama gibi birçok uygulamaya servis sağlayan orta katman yazılımı geliştirildi. Portalde ve yönetici panelinde giriş işlemleri için SSO Middleware yapısı oluşturuldu ve tüm İTO altyapısında giriş işlemleri SSO üzerinden sağlandı. Bu sayede kullanıcı bilgilerinin tek bir yerde tutularak sisteme giriş yapılması sağlandı.

Entegrasyonlar:

Ödeme kanalları, farklı banka ödeme sistemlerine entegre edilerek genişletildi. Bu kapsamda Garanti Bankası, Ziraat Bankası, Halkbank, Akbank, Kuveyt Türk Katılım Bankası, Vakıfbank ve Türkiye İş Bankası sanal POS entegrasyonları yapıldı.

İş katmanı:

Aşağıdaki görselde de gösterildiği gibi Online İşlemler portalında aidat sorgulama ve ödeme, faaliyet belgesi, ticaret sicil gazetesi, dış ticaret belgeleri, tescil başvuru sonucu sorgulama, tescil başvuru doğrulama, vize sorgulama, ödeme dekontu sorgulama işlemleri yapılabiliyor.

Faaliyet belgesi, ticaret sicil gazetesi ve dış ticaret belgesi taleplerinin karşılanması için yönetici paneli oluşturuldu. Yönetici panelinde modüllere yönelik yetkilendirme için Unigate İçerik Yönetimi üzerinden yönetilen bir yetkilendirme mekanizması bulunuyor. Unigate üzerinde kayıtlı olan kullanıcılar, üye girişi yaparak sistemin yönetici paneline erişebiliyor. Yönetici paneli üzerinde kullanıcılar, rollerine göre yetkilendiriliyor ve yetkileri kapsamındaki modülleri görerek belge imzalama, yazdırma, dekont oluşturma ve e-posta gönderme gibi talepleri karşılamak için uygulamaları kullanabiliyor. Uygulama içerisinde Faaliyet Belgesi (e-imzalı talepler, ıslak imzalı talepler), Ticaret Sicil Gazetesi Sureti (e-imzalı talepler, ıslak imzalı talepler), Dış Ticaret Belgeleri, Ödemeler gibi modüller yer alıyor. Buradan hem belge talepleri karşılanabiliyor hem de yapılan ödemenin durumu kontrol edilebiliyor.

SSO sayesinde mobil uygulama, yönetici portalı ve İTO tarafında kullanılacak tüm uygulamalar için ortak giriş altyapısı oluşturuldu.

Ödeme işlemlerinde Db2/RPG programlarını çağırabilmek için bir Java API geliştirildi. Bu API sayesinde belge kontrolü, borç sorgulama ve tahsilat işlemleri tek bir program aracılığıyla kolayca gerçekleştirilebiliyor.

E-İmzalı belge oluşturma işlemleri için TurkTrust firmasının e-imza kütüphaneleri kullanılarak bir masaüstü uygulaması geliştirildi. Ödemesi yapılan belgenin kuyruğa alındıktan sonra imzalama işleminin gerçekleşmesi bu uygulama ile sağlandı. Bu sayede e-imzalı belge talebi 7/24 karşılanabilir hale geldi. Sistem, ayrıca kuyrukta oluşan herhangi bir probleme karşılık manuel imzalamaya da imkân veriyor. Belge ve dekontların gönderimi için sunucu üzerinde Windows servisi olarak çalışan servisler oluşturuldu. RabbitMQ teknolojisi ile birden fazla verinin kuyrukta tutularak işlem sırası geldiğinde işleme alınması sağlandı.

Banka tarafında ödemelerin durumlarını kontrol etmek için her bankanın işlem sorgulama servislerine entegrasyon yapıldı.

Tescil sorgulama işlemleri gibi birtakım işlemleri sağlayacak modüller için İTO tarafında yazılan servislere entegrasyon gerçekleştirildi.

Data (Veri) Katmanı:

Online işlemler uygulamasında dış servislerle entegre çalışan yapıların yanı sıra e-imzalı belgelerin de 60 gün süre ile tutulmasını sağlamak için veri tabanı üzerinde schedule job (görev planlama) oluşturuldu. MSSQL veri tabanında alınan belgelerin depolanması sağlandı.

Yapılan ödemelerde oluşan ağ ya da servis sorunları için işlem (transaction) yapısı sağlandı. Ödeme yapılmadan önce ödeme bilgileri MongoDB uygulamasında tutularak ödeme sonrasında işlemin kontrolü sağlandı. Ayrıca ödemelerdeki sorunlarda manuel işlemleri en aza indirmek için her bankanın işlem sorgulama API’leri kullanılarak, 7/24 tüm ödemelerin banka tarafında başarılı/başarısız durumunu kontrol eden ve Windows servisi olarak çalışan servisler oluşturuldu.

Db2 ile bağlantı kurarak verileri çeken servis entegrasyonu sağlandı.

Cross Cutting (Kesişen İlgiler):

Caching (Önbelleğe Alma): Veri tabanından çekilen çok fazla verinin performans sorununa sebep olmaması için middleware yapısı içerisinde Redis yapısı kullanılarak cache (önbellekleme) çalışması yapıldı.

Log’lama: Uygulama log dosyalarının incelenebilmesi, log’lar üzerinden hataların kolayca tespit edilebilmesi için Graylog yazılımıyla log dosyaları yazdırıldı ve Graylog ara yüzünde gösterildi. En çok kullanılan servislerin ve gün bazında servislerde oluşan hataların tespiti için Graylog’un dashboard özelliği kullanıldı.

Exception Handling (Hata Yakalama): Sistem tarafından olası hataların, örneğin, yetkilendirme hataları, ödeme sonucunda alınan hatalar, veri tabanı bağlantı sorunları gibi sorunların tanımlanması ve hatalar sonucu alınacak aksiyonlar için exception handling mekanizması oluşturuldu.

Validasyonlar: Sistemde geçerliliği olmayan verilerin dolaşımını engellemek, exception (hata) ile sonuçlanmasının önüne geçmek için her modülde client side (istemci tarafı) ve server side (sunucu tarafı) validasyonlar yazıldı. Custom (özel) validasyonlar ile hata oranının azaltılması sağlandı.

Sistem güvenliği:

Sistemde tüm istekler bir firewall (güvenlik duvarı) tarafından karşılanıyor. Bu sayede CSRF, XSS, DDOS gibi güvenlik açıklıklarının önüne geçiliyor.

Yönetici panelindeki modüllere erişim için sisteme giriş yaptıktan sonra kullanıcıya ait token bilgisine ihtiyaç duyuluyor. Servislerin, token bilgisi gönderilmeden cevap vermemesi, servis güvenliğini sağlıyor.

Uygulamaya günlük yaklaşık 1 milyon istek geliyor. Uygulamanın bu isteklere hızlı cevap verebilmesi için UI (kullanıcı ara yüzü) ve middleware katmanları Load-balancer arkasında çalışıyor.

SONUÇLAR

Medyasoft tarafından, İstanbul Ticaret Odası için sunulan UNIGATE çözümü ve yeni teknolojik altyapı desteği ile “İhtiyaç ve Zorluklar” başlığında açıklanan tüm ihtiyaçların karşılanması sonucu İTO aşağıdaki faydaları elde etti:

1. İçerik Yönetimi Sistemi, İTO iş birimlerinde teknik bilgiye ihtiyaç duyulmadan editör grupları tarafından kolaylıkla kullanılabiliyor. Editörler, sağlanan UNIGATE eğitimleri ve bu eğitimleri destekleyen kullanıcı kılavuzları sayesinde BT desteği olmadan da günlük operasyonel çalışmalarını hızlı bir şekilde yürütebiliyor.

2. Middleware yapısı, uygulamanın birden fazla sistemle entegre çalışmasına imkân tanıdığı için farklı İTO uygulamaları da sisteme entegre edilebildi. Uygulamalar, güncellemeler veya değişiklikler, katmanlı mimaride ve uygulamayı bir bütün olarak etkilemeden gerçekleştirildiği için sistem aynı zamanda bakım kolaylığı da sağlıyor. Bu sayede İTO BT departmanının iş gücü kayıpları yüzde 75 oranında azalırken kayda değer bir zaman tasarrufu sağlanıyor.

3. Günde 1.500 faaliyet belgesinin talep edildiği ve 500’e yakın firmanın ödeme yaptığı Online İşlemler platformunda log’lama sayesinde hatalar kısa sürede tespit edilerek hızlı ve doğru çözüm sağlanıyor. Aynı zamanda, sistemsel hataların etkilerini tespit etmek de projenin güvenilirliğini, kullanılabilirliğini ve devamlılığını iyileştiriyor.

4. İçerik Yönetimi Sistemi’ne (CMS) en güncel teknolojinin uygulanması, tüm değişiklik isteklerinin CMS’e kolayca uyarlanabilmesine, böylece sürdürülebilir bakım destek sürecine imkân sağlarken maliyetlerin yüzde 50 oranında düşmesine katkıda bulundu. Web sitesinin hangi tarayıcıdan ya da cihazdan ziyaret edildiği fark etmeksizin aynı kalitede son kullanıcı deneyimi sunulması, müşteri memnuniyetini olumlu etkiledi.

Medyasoft ve İstanbul Ticaret Odası iş birliğinde yapılan bu proje ile hem web portallerini yöneten iş birimlerinin hem de BT biriminin ihtiyaçları karşılanırken son kullanıcıya da daha iyi bir hizmet sunularak marka bilinirliğinin artması sağlandı.

Sonuç olarak kurumun tüm portallerinde üye ve son kullanıcı odaklı, güçlü bir yaklaşım ve sürdürülebilir altyapı sayesinde üye ilişkilerinde bağlılık ve sağlıklı bir iletişim sağlanmasına katkıda bulunuldu.

ÖNERİLER/ TAVSİYELER

İTO Dijital Dönüşüm projesi kapsamında, İstanbul Ticaret Odası’nın kurumsal kimliğine uygun, güncel teknolojilere sahip, üyelerin ve çalışanların beklentilerine cevap veren, kolay erişilebilir ve kesintisiz hizmet sunan bir kurumsal portal hayata geçirildi.

Kurumsal portal içerisinde AS/400 ve diğer sistemlerle çok sayıda entegrasyon yapıldı. Anlık (online) olarak tüm üyelere ait bilgilerin sorgulanması, üye bilgilerinin gösterilmesi, borç sorgulama/ödeme işlemlerinin yapılması ve online belge hizmeti verilmesi sağlandı. Yapılan çalışmalar sonucunda sayfa, aşağıdaki görünümde hizmet sunabilir hale getirildi.

AS/400 ve diğer sistemlerle çift taraflı entegrasyon için middleware katmanı oluşturuldu, esnek mikro-servis mimarisiyle büyüyebilir yapı oluşturuldu.

Oluşturulan responsive (duyarlı) tasarımla birlikte mobil cihazlar üzerinden kullanımda yaklaşık yüzde 72 artış sağlandı. Aşağıdaki resimde de görülebileceği gibi kullanımı kolay tasarım ve görsel işlevsellik sunulması, portalın ziyaretçi sayısını yaklaşık yüzde 31 oranında yükseltti.

Yeni bilgi mimarisi sayesinde kullanıcıların aradıkları bilgilere erişimi kolaylaştığı için, kullanıcıların portalde geçirdiği ortalama süre azaldı. İçerik Yönetimi Sistemi’nin, İTO’nun yapısına ve ihtiyaçlarına göre uyarlanması sayesinde, içerik sahipleri tarafından yetki bazlı ve esnek veri girişine olanak tanındı.

İTO tarafından bazı kamu kurumlarıyla yapılan özel protokoller çerçevesinde, resmi yazışmalar ile talep edilen bilgilere online erişim sağlanması da zaman, maliyet ve işgücü tasarrufu anlamına geliyor.